Qu’est-ce qu’un procès-verbal d’assemblée générale de copropriété ?

Au sein d’une copropriété, une assemblée générale (AG) des copropriétaires doit être programmée au moins une fois par an. Diverses décisions relatives à l’immeuble collectif sont prises durant cette réunion. La fin de chaque AG est marquée par la rédaction d’un procès-verbal. Zoom sur ce document d’une grande importance au sein de la copropriété.

La forme d’une AG

La rédaction du procès-verbal de l’AG revient au syndic de copropriété. Ce dernier, pouvant être bénévole ou professionnel, effectue différentes missions au sein de la copropriété. Pour en savoir plus sur le syndic de copropriétéil vous suffit de parcourir les lois qui régissent cette activité. Pour ce qui est de son choix, il vous est conseillé de recourir à un comparateur de syndic en ligne.

Pour revenir et mieux comprendre le PV d’une assemblée générale des copropriétaires, vous devez commencer par sa forme. Ledit document doit être signé à la suite de la séance ou dans les 8 jours suivants cette dernière. Les personnes qui sont autorisées à apposer leur signature sur le PV :

  • Le président de séance de l’AG,
  • Le secrétaire de séance qui peut être le syndic,
  • Les scrutateur(s) : ils s’assurent du bon déroulement de la réunion et s’occupent du dépouillement lors d’un vote.

L’élaboration du procès-verbal d’AG des copropriétaires peut se faire de manière manuscrite ou sous forme électronique. Par conséquent, les signatures ainsi que la consignation au registre se font en fonction de l’option de rédaction favorisée.

Le contenu

Bien qu’il s’agisse d’un compte-rendu de l’AG, le PV ne retranscrit pas le détail de tous les points abordés. Ainsi, d’une part, doivent figurer dans le procès-verbal :

  • la date de l’assignation à l’Assemblée générale,
  • la date et l’endroit de l’assemblée,
  • les heures mentionnant le début et la fin de l’AG.

D’autre part, le PV doit contenir les sujets insérés à l’ordre du jour ainsi que ces quelques points :

  • les résultats de tous les scrutins qui étaient au programme avec leur intitulé respectif,
  • l’identité et le nombre de voix des copropriétaires qui sont contre une décision prise ou qui ne se sont pas prononcés sur cette dernière,
  • les différents avis avancés par les copropriétaires opposants,
  • Les incidents techniques ayant conduit à l’incapacité d’un copropriétaire à faire valoir son droit de vote lors de l’AG,
  • les précisions du mandat de vote dispensé par le président de séance ou un des membres du conseil syndical.

À noter qu’un procès-verbal d’AG de copropriété doit être accompagné d’une feuille de présence. Celle-ci liste :

  • les noms et domiciles de tous les copropriétaires,
  • le nombre de voix disposé par chaque copropriétaire,
  • les signatures des copropriétaires ayant participé à l’assemblée générale.

La notification et l’accès

Légalement, le syndic a 30 jours à compter de la date de signature du PV pour adresser ce document aux copropriétaires opposants ou défaillants. Les personnes considérées dans cette catégorie sont :

  • les copropriétaires qui ont voté contre une décision adoptée,
  • les copropriétaires qui ont été en faveur d’une résolution rejetée,
  • les copropriétaires absents ou n’ayant pas de représentants lors de l’AG.

En général, la notification des copropriétaires opposants ou défaillants s’effectue par lettre recommandée avec accusé de réception. Cependant, elle peut se faire par voie électronique. Et ce, depuis la loi promulguée en juillet 2020 portant sur la réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis et du procédé électronique pour les syndics de copropriété. Pour les copropriétaires n’entrant pas dans cette catégorie, leur notification se fait par courrier simple.

En ce qui concerne les locataires, la loi ALUR stipule qu’ils doivent être informés de toutes les décisions adoptées lors de l’AG. Étant donné qu’ils n’ont pas le droit de participer à la séance, le PV doit être affiché au cœur des parties communes.

En outre, les PV doivent être accessibles à tous les copropriétaires. Ces derniers peuvent demander une copie des PV de chaque assemblée générale auprès du syndic ou du syndicat des copropriétaires. La délivrance de ces documents peut comporter des frais en fonction du règlement de copropriété.

La contestation

Toute décision prise lors de la séance peut être contestée. Toutefois, seuls les copropriétaires opposants ou défaillants peuvent jouir de ce droit. Par ailleurs, le recours doit être introduit contre le syndicat des copropriétaires.

Les causes d’une contestation sont multiples et peuvent concerner le fond et la forme de la séance. Le plaignant a l’obligation de prouver ses points de contestation. Dans sa plainte, il doit par exemple démontrer que :

  • certaines dispositions relatives à l’organisation de l’AG ont été enfreintes,
  • Une résolution ne figurant pas dans l’ordre du jour a été votée.

Toutefois, une notification tardive du PV ne peut pas faire l’objet d’une contestation.

Le dépôt de plainte pour contestation doit se faire au niveau du tribunal. Le copropriétaire engageant ce recours dispose d’un délai de 2 mois à compter de la notification du PV pour effectuer cette démarche juridique. Si le tribunal lui donne raison, les décisions contestées sont annulées et il se peut même que le plaignant reçoive des dommages et intérêts. S’il n’obtient pas gain de cause, un juge peut le condamner à payer une réparation financière pour saisie abusive du tribunal.

Les procès-verbaux délivrés dans un délai imparti après chaque Assemblée générale de copropriété sont des documents importants. En tant que copropriétaire, vous devez les maîtriser tout autant que le règlement de copropriété.

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